青海省国土资源厅档案工作现状及展望

　　进入“十三五”，国土资源档案事业迎来加速发展的新时期。进一步提高对档案工作的重视，围绕档案资源、利用、安全“三个体系”继续推进基础工作建设，以信息化手段加快档案管理现代化转型，充分发挥档案工作服务大局、服务经济、服务民生的支撑作用，是青海省国土资源厅档案工作今后一个阶段的主要任务。

　　“十二五”以来，在厅党委和省档案局的关心指导下，青海省国土资源厅档案工作认真贯彻落实相关法规政策要求，扎实推进、技术创新，以服务国土资源科学管理为中心，不断提升档案工作水平和服务能力，各项工作取得了显著成果。

　　一是 机构设置方面，设置厅办公室为档案工作归口部门，集中统一管理厅机关档案；省国土资源博物馆具体承担厅机关各类档案的整理、归档、数字化、保管工作。 二是 人员配置方面，厅办公室配备档案管理员1人。 三是 经费投入方面，自2010年启动档案集中整理项目至2015年底，先后共投入资金320多万元。 四是 基础设施配套方面，有独立的办公室和库房;办公室配有计算机、扫描仪、复印机、打印机等硬件设备；库房配备温湿度控制测量设备、消防设备和密集架、铁皮柜等基本档案装具；开发建设了厅机关政务管理信息系统，实现了文书档案的文档一体化管理。

　　2011年，厅办公室印发《关于成立档案集中整理统一管理工作领导小组的通知》（青国土资办〔2011〕20号），成立了青海省国土资源厅档案集中整理统一管理工作领导小组，专项整理、数字化历年各类档案。自此，构建起以统一领导、协作管理为原则，由厅办公室归口管理，省国土资源博物馆具体承办，各部门、单位共同参与的档案工作体制。2007年制定了《青海省国土资源厅机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。2015年启动了《青海省国土资源业务档案管理实施细则》、《青海省国土资源厅机关档案管理办法（暂行）》的制定工作。通过建立健全工作体制、管理制度和工作规范，搭建起完整的管理体系，档案管理迈入法制化、规范化轨道。

　　青海省国土资源厅档案集中整理项目自开展以来，依据《青海省国土资源厅机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（青国土资办〔2007〕147号）设立并收集、整理、归档了文书、会计、地政、矿政等四类档案，建立起厅机关档案资源体系框架。截至2015年12月，共整理2006年-2013年文书档案13688件、2000年-2011年会计档案905卷、1997年-2014年地政类业务档案2750卷、1989年-2014年矿政类业务档案12711卷。

　　首先， 通过查阅归档文件目录、调取档案实体等传统方法，满足了厅机关、社会对档案利用的基本需求。自启动档案整理项目以来，2013-2015年共提供档案利用460人次，5373件（卷）。 同时 ，积极开展档案编研工作，提供必要的参考资料。厅志编委会办公室（青国土资〔2010〕168号）自设立以来，先后完成了《青海国土资源年鉴（2012、2013、2014）》、《青海国土资源大事记》、《青海玉树抗震救灾重建志·灾情灾害志》（青海省国土资源厅资料）、《青海玉树抗震救灾重建志·灾情灾害影像志》、《青海省志·国土资源志》（复审稿）等志鉴编纂工作。 另外， 创新档案利用手段，提供个性化的档案信息服务。2015年创建“青海国土微档案”微信公众平台，开设了“政策法规”、“工作动态”、“编研成果”、“档案文化”、“会议资料”、“培训资料”、“新书推介”等档案资讯栏目。

　　2008年，青海省国土资源厅政务管理信息系统正式投入使用，实现公文处理电子化。2011年，随着青海省国土资源厅档案集中整理项目的启动，地政、矿政等存量档案的数字化工作也同时开展起来。截至2015年12月，完成了2007年-2014年文书档案、1997年-2014年地政档案、1989年-2014年地政档案的数字化工作，电子数据量近500GB。省档案局在《关于对省直机关档案工作检查情况的通报》（青档函〔2015〕5号）中对青海省国土资源厅档案信息化建设给予了高度评价：“在检查的40家单位中，真正开展档案信息化建设和数字档案室建设的只有省国土资源厅1个单位”。

　　随着社会经济发展，国土资源档案工作发挥了越来越重要的利用价值，各级部门对档案工作发展提出了新的要求，同时，信息化建设的大力推进为档案管理现代化转型提供了有力的技术支撑，国土资源档案工作迎来了全面发展的新机遇。

　　国土资源档案记录着土地、矿产资源利用的历史信息,具有很高的查考利用价值。随着我国工业化、城镇化和农业现代化的快速推进，国土资源档案以其承载的海量信息凸显了巨大的利用价值，各方面对国土资源档案的信息利用提出了越来越迫切的需求。 一是 科学管理方面，国土资源档案记录了国土资源主管部门行使行政职权的法律依据，处理行政事务的过程、结果以及实践经验，是保持工作连续性必须查考的重要凭据，并且随着管理科学化程度的不断提高，档案信息在重大决策、政策研究和依法行政等方面凸显了越来越重要的参考借鉴作用。 二是 文化建设方面，档案通过文件、图片、视频、录音、实物等多种形式真实记载了单位各个发展时期的重大事件、人物活动，为开展编史修志、科普展览、重大庆典、爱国教育、专题片制作等文化建设活动提供宝贵的原始资料。尤其在党的十七届六中全会提出建设社会主义文化强国的战略目标以来，如何积极跟进、密切配合，为文化建设提供详实的档案资料成为新时期国土资源档案工作的重要课题。三 是 调查取证方面，随着社会经济加速发展，涉及土地、矿产资源领域的矛盾纠纷、民事诉讼、信访案件、违法案件、审计监督也随之大幅增加。国土资源档案在解决矛盾、调查取证方面发挥了不可替代的原始凭证作用。 四是 服务社会方面，《政府公开信息条例》的颁布实施，要求行政机关对符合法定条件的政府信息应当主动或依申请公开。作为重要的信息管理部门,这给国土资源档案部门进一步提高社会化服务能力提出了新要求。

　　2014年，中共中央办公厅、国务院办公厅联合发布《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》，提出了新形势下全面提升档案工作的5方面23项具体措施，是我国档案事业发展史上具有里程碑意义的重要纲领性文件，体现了党中央、国务院对档案工作的高度重视，标志着今后一个时期档案工作步入以服务大局和服务民生为中心、以“三个体系”建设为重点、事业发展得到有力保障的新常态。2014年，中共青海省委办公厅、青海省人民政府办公厅印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》。2015年，国土资源部发布了《关于进一步加强和做好国土资源档案工作的通知》。2个《意见》1个《通知》的下发，对新形势下进一步加强和做好我省国土资源档案工作提出了前瞻性、全面性和系统性的指导意见，为今后我省国土资源档案工作全面发展指出了方向。

　　在国家实施信息化战略的大背景下，“金土工程”、“一张图”、“政务办公平台”、“综合监管平台”、“国土资源云”等一系列重大项目的建设应用，使信息技术在国土资源管理领域得到了广泛深入的应用，这为实现数字化、网络化、智能化的国土资源档案管理提供了有力的技术支撑。 一是 档案内网安全建设和外网交互设计日趋完善，可根据服务对象和服务范围的不同分别建设档案机构内部的局域网、连接政府各部门的政务网、连接公众的互联网，并且通过防护措施实现相对独立的网络体系。 二是 档案信息资源建设日益成熟，通过应用数字化处理、全文数据库、多媒体数据库等技术实现了档案信息全文检索功能。 三是 档案信息管理软件功能不断完善，从单机版到网络版，从目录数字化到全文数字化，从一般的档案管理到文档一体化管理，大幅提高了档案管理现代化水平。 四是 数据存储、处理新技术崭露头角，通过应用云计算、聚类分析、数据挖掘、分布式存储系统、分布式文件系统等大数据技术，可实现对海量非结构化数据（包括文本、图片、音频、视频）和结构化数据的高效处理，大大提升了档案信息开发利用的能力。

　　面对新形势新任务新要求，下一步青海省国土资源厅要以《意见》、《通知》为纲，在既有的工作成果上，明确方向、主动适应、积极创新，建立健全覆盖国土资源的档案资源体系、方便管理服务的档案利用体系、确保安全保密的档案安全体系，加快推进数字档案建设，推动国土资源档案工作科学发展。

　　坚持并不断完善厅办公室集中统一管理、省国土资源博物馆和省国土资源科技信息中心协助承办、各业务部门和相关单位共同参与的国土资源档案工作体制。除了依法组织好厅机关文件材料的收集、整理、归档、保管和利用工作以外，厅办公室还要切实履行监督、指导和检查所属单位档案工作的职责，推动全省国土资源档案工作科学发展。

　　首先 ，完善厅机关档案资源体系总体框架。依据国家档案局、省档案局和国土资源部制定的相关法律法规、行业标准和技术规范，结合实际，制定完善青海省国土资源厅国土资源档案管理办法、各类档案整理规范等规章制度，确保国土资源档案工作各环节各部门分工明确、规范统一。 其次 ，做好一个“加法”。严格依法履行文件材料的收集、整理、保管职责，在目前已建设的档案资源基础上，依法新建或扩建不同门类多种载体的档案资源，确保文件材料应收尽收、应归尽归。特别是在开展重点工作、重大活动（事件）、重大建设项目时，主动跟进，同步做好归档工作。 第三 ，做好一个“减法”。依法做好档案价值鉴定工作，对保管期满、不再具有保存价值的档案，严格遵照相关规定进行销毁；对符合向省档案馆移交范围和年限的档案，在做好数字化工作的同时依法做好移交工作。

　　档案利用是档案工作的生命，务必要把工作重心从“重整理”转变为“重利用”，从被动配合转为主动服务。 一是 要加大开发力度。建立全宗卷，理清档案管理、档案资源总况；编制分类目录、专题目录、案卷文件目录、基础数字汇编、专题文件汇编、会议资料汇编等必要的检索工具；编纂组织机构沿革、志鉴、各类专题编研等，为领导决策、政策研究、依法行政提供高质量、深层次的参考资料。 二是 要创新服务形式。积极建设档案信息管理系统、档案信息网页、微信公众平台等，利用新技术提供多样、个性的档案信息服务。 三是 推进资源整合和共享。依托已有的信息网络平台，收集整合各类国土资源档案，运用云计算、大数据等新技术建立联网集中保管和网上统一利用的档案服务体系，并通过电子政务网、厅门户网站等提供档案信息共享服务，推进政务信息公开。

　　档案安全管理主要指档案载体安全和档案信息安全两方面。并且，随着电子档案数量的增多和政府公开信息的更加普遍，档案信息安全的重要性日益凸显，必须切实采取多方面举措，提高档案安全管理能力。 一是 制度建设方面，建立完善覆盖档案工作全过程的岗位安全管理制度，通过日常管理、定期排查和应急处置相结合，确保档案载体齐全完整无损、档案信息真实可用可控。 二是 档案载体的安全措施方面，按要求改造或扩建档案库房，提高库房安全防灾标准；配置档案阅览室，防止档案实体借出造成的档案安全事故；按规定配置安全保密技术、设备和材料，改善档案保管保密条件；重要档案实行异地备份，电子档案异质备份；建立档案信息管理系统安全保密防护防护体系和档案灾难恢复机制。 三是 档案信息安全措施方面，加强对开放档案、政府公开信息的鉴定和审查工作，严格控制开放内容和范围；做好档案数字化加工、档案开发利用中的安全保密监控、防范。

　　按照“分步实施、利用优先”的原则，建设基础设施、档案信息资源、应用系统、服务平台和安全保障，构建数字化、网络化的现代档案管理、服务环境，以满足国土资源信息共享、查询、监管需求，提升行政效率和公共服务。 一是 基础设施方面，建设数字档案室、电子查阅室，配置相应的计算机、服务器、存储介质、扫描仪、复印机、打印机等硬件设备和相应的软件系统；依托我厅信息化基础设施构建针对不同服务对象和范围的内部、外部档案信息网络，并采取防护措施形成相对独立、安全的网络体系。 二是 信息资源方面，接收电子文件，对传统载体的存量档案进行数字化加工，建立元数据库、案卷级和文件级目录数据库、全文数据库、多媒体数据库等多种数据库，逐步实现档案目录发布、全文检索、分类检索、多媒体文件浏览等功能。 三是 应用系统和服务平台方面，在安全隔离的保障下，一方面建设基于政务内网的数字档案信息管理系统，面向政府及各职能部门提供各类档案的利用服务和编研资料，另一方面建设基于互联网的政务信息查阅中心，面向公众以适当的方式开放政府信息。 四是 安全保障方面，除了配备必要的软硬件设施，采取相应的保密技术手段以外，更重要的是要建立健全安全管理制度、工作审批流程和用户权限设置，以确保数字档案数据和系统平台的安全运行。